第一条 为进一步规范我所所级行政会议管理和服务工作，提高会议效率和质量，根据《中国科学院成都生物研究所领导工作规则》，制定本制度。

第二条 本制度中行政会议是指所务会议、所长办公会和专题会议。

第三条 所务会议和所长办公会的会务工作由综合办公室负责，专题会议的会务工作由召集会议的所领导指定相关部门负责。

第四条 所务会议于每个月第一个星期一召开，所长办公会于每个月第三个星期一召开，遇节假日或其他冲突事项则顺延。根据工作需要，可临时增加会议。专题会议根据工作需要不定期召开。

第五条 所领导或各部门应在会议召开前3个工作日将所级会议议题提交表（附件）交综合办公室；除所领导直接提交议题外，各部门提交议题须由分管所领导提出明确意见。综合办公室收集会议议题后，提出会议议程安排建议，报所长审定。议程安排包括会议具体时间、地点、建议参加人员、提议议程安排、材料准备部门等内容。

第六条 所务会议、所长办公会议议程经所长批准后，由综合办公室下发会议通知。

第七条 会议议题确定后，会议材料由综合办通知有关部门承办准备，承办部门应在会前2个工作日前送综合办公室。会议材料一般用A4纸印制。不符合要求的会议材料，退回承办部门修改。

第八条 除人事任免和其它需保密的材料外，会议材料一般应至少提前1个工作日发给与会人员。

第九条 汇报用的PPT等材料，其内容应与提交的书面材料一致，汇报时间一般不超过15分钟，PPT应提前拷入会议用计算机。

第十条 每次会议，与会人员应在会议签到表上签字。

第十一条 所级会议应做好会议记录，记录以文字为主，必要时辅以录音、录像。记录内容根据具体情况确定密级。

第十二条 所务会议和所长办公会议后，综合办公室应及时整理形成会议纪要，报所长签发后下发。专题会议后需形成会议纪要的，由承办部门起草会议纪要，经综合办公室主任审核后由主持会议的所领导签发。

第十三条 各部门应全面高质量落实会议纪要确定的工作任务；综合办公室负责督办。

第十四条 会议有关文件应定期归档。归档范围包括：会议通知、会议材料、会议记录、会议纪要以及会议产生的其他文件。

第十五条 查阅所级行政会议归档文件应经综合办公室负责人审批，并按档案查阅程序办理。

第十六条 本制度自印发之日起施行。

附件：所级会议议程提交表