1基本原则

1.1会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

1.2会计档案实行部门立卷制度，财务处设有兼职档案管理人员，负责会计档案的形成、积累、整理、立卷和归档工作。

2归档范围及要求

2.1凡在会计核算活动中形成的，记录和反映我所经济业务活动的重要材料和凭据均应归档。

2.2我所会计核算材料归档范围及保管期限见附表1。

2.3财务部门形成的财务预决算（包括文字分析材料）、财务计划、财务管理制度等文件材料，应执行《中国科学院成都生物研究所文书档案建档规范》进行归档，不作为会计档案管理范围。但会计档案中可留存一套财务预决算复印件，便于查阅利用。

2.4归档的会计核算材料应确保真实、完整、准确。

2.5每年形成的会计核算材料，应在第二年度的6月底前完成立卷工作。

3分类与整理

3.1我所会计档案分为五大类，即：凭证、工资清册、帐薄、报表及其它，会计档案的分类方案及档号规则见附表2。

3.2会计凭证的整理立卷

3.2.1会计凭证按记帐凭证的编号顺序排列；

3.2.2记帐凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范，并除去金属物，采用线绳装订或会计档案专用装订机装订；

3.2.3装订后要进行签封处理，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章；

3.2.4凭证封面和各项内容要填写齐全、规范、清楚。

3.3工资清册的整理立卷

3.3.1工资清册按适当的厚度装订册，一般不超过150页，以能装进档案盒为宜；

3.3.2装订为一册的顺序编写页码，并按规定填写案卷盒上各项内容。

3.4会计帐薄的整理立卷

3.4.1不同种类的帐薄分别组卷；

3.4.2扉页上单位名称、帐薄名称、编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员等项目要填写齐全；

3.4.3订本式帐薄整理时，不得拆除空白页，帐内要编有连续页码，封面加贴不干胶标签，并按规范填写单位名称、案卷题名、保管期限、案卷号；

3.4.4活页式帐薄整理时，要撤出空白页，编制页码，进行签封装订，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章。

3.5会计报表的整理立卷

财务会计报表应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或编制人应在报表上签字或盖章。

3.6将装订好的会计凭证、帐薄等由兼职档案人员负责以卷、册为单位填装会计档案盒，并对会计凭证、帐薄等分别进行排列编号。

3.7每类会计档案应逐卷册分别填写案卷目录一式两份，一份留财务处备查，另一份交综合档案室作为交接清单，案卷目录要逐项填写准确、清楚、完整。

4保管及利用

4.1当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务处档案室保管3年。再移交综合档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。

4.2做好防火、防潮、防蛀等工作，严防损坏和丢失，确保会计档案的安全。

4.3原则上会计档案只能由财务部门人员查阅。本所其他人员需查阅会计档案，须由财务处主管会计陪同方可查阅。外单位人员查阅会计档案，须持有单位介绍信，经财务处签批，并由财务处会计人员陪同在档案室内查阅。会计档案原件不得借出档案室。

4.4利用人应履行借阅登记手续，爱护档案，不准拆卷、涂改、勾划，对违反规定，损坏丢失档案情节严重者，根据《中华人民共和国档案法》有关条款进行处罚。

5档案鉴定及销毁

5.1会计档案保管期满，需要销毁时，由财务处和档案室组成鉴定小组，严格审查，提出销毁意见，编造销毁清册，报主管所领导批准销毁，并在销毁清册上签名或盖章。销毁档案时须派员监销。“会计档案销毁清册”作永久保存。

5.2对应销毁的会计档案中如有未结清的债权债务或未结案原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

5.3对应销毁的会计档案中，仍具有保存价值的重要档案，应将其抽出，另行整理立卷，单独长期保存。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中标明。

附表1

中国科学院成都生物研究所会计档案归档范围及保管期限表

附表2

中国科学院成都生物研究所会计档案分类方案

一、分类表及代号

1. 会计案代号：C

2. 会计档案分类表：

二、档案号构成方案

档号=档案代号+分类号+年度+顺序号

举例：